Wir verwechseln produktiv zu sein oft mit so schnell wie möglich zu arbeiten, jede Sekunde des Tages. Wir befürchten, dass eine Verlangsamung der Organisation unsere Produktivität beeinträchtigt, aber die Fakten deuten auf das Gegenteil hin:

• Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt über eine Stunde am Tag damit, Dinge zu suchen.
• Der durchschnittliche Führungskraft verbringt sechs Wochen im Jahr damit, unordentliche Schreibtische und unorganisierte Akten nach Informationen zu durchsuchen.
• 23% der Erwachsenen sagen, dass sie ihre Rechnungen verspätet bezahlen, weil sie sie verlieren.

Unorganisiert zu sein ist kostspielig, sowohl in Bezug auf Geld als auch auf Zeit. Wenn Sie sich jedoch davon überzeugen können, langsamer zu machen und sich zu organisieren, wird Sie der ROI schockieren.

“For every minute spent organizing, an hour is earned.”

– Benjamin Franklin

Auch wenn Benjamin Franklins Einschätzung übertrieben ist, ist die Zeit, die man für die Organisation aufwendet, immer noch eine wertvolle Investition. Experten schätzen, dass jede Stunde, die für die Planung und Organisation aufgewendet wird, drei bis vier Stunden Zeit spart, die sonst verschwendet würden.

Es gibt einen Grund, warum die Menschen, die am ruhigsten und am wenigsten gestresst sind, am meisten davon profitieren – sie verstehen die Bedeutung der Organisation und haben ihre Gewohnheiten entsprechend angepasst. Die gute Nachricht ist, dass auch Sie organisierter und produktiver werden können, indem Sie einfach den Gewohnheiten nacheifern, auf die sie sich verlassen.

#1 Ihre Schreibtische sind niemals überfüllt

Sie denken vielleicht, dass Sie genau wissen, wo und in welchem Papierstapel Sie ein bestimmtes Dokument finden können. Aber Sie machen sich etwas vor, wenn Sie nicht glauben, dass Sie mit einem sauberen und organisierten Schreibtisch produktiver wären. Allein der Akt des Organisierens der Sachen auf Ihrem Schreibtisch hilft Ihnen, sie in Ihrem Kopf zu organisieren. Darüber hinaus haben Forschungen an der Universität Princeton ergeben, dass wir uns umso weniger konzentrieren können, je mehr unsere Gehirne von den konkurrierenden Reizen auf einem überladenen Schreibtisch bombardiert werden. Und das war nicht nur ein subjektiver Beweis; sie waren in der Lage, den Unterschied in den MRTs der Hirnaktivität der Probanden zu erkennen.

#2 Sie berühren Dinge nie zweimal.

Organisierte und produktive Menschen legen nie etwas in eine Warteschleife, denn Dinge zweimal zu berühren, ist eine enorme Zeitverschwendung. Sparen Sie sich keine E-Mail oder einen Telefonanruf, um sich später damit zu beschäftigen. Sobald Sie auf etwas aufmerksam werden, sollten Sie darauf reagieren, es delegieren oder löschen.

#3 Sie antworten nicht auf E-Mails, sobald sie ankommen.

Produktive Menschen lassen nicht zu, dass ihre E-Mail eine ständige Unterbrechung darstellt. Sie überprüfen ihre E-Mails nicht nur nach einem Zeitplan, sondern nutzen auch Funktionen, die Nachrichten nach Absendern priorisieren. Sie setzen Warnmeldungen für ihre wichtigsten Lieferanten und ihre besten Kunden fest, und sie speichern den Rest, bis sie einen freien Slot in ihrer Arbeit erreichen. Einige Leute richten sogar einen Autoresponder ein, der die Absender wissen lässt, wann sie ihre E-Mails wieder abrufen werden.

#4 Sie arbeiten mit einer einzigen Aufgabenliste.

Erinnern Sie sich an die Zeiten, als man diese teuren, ledergebundenen Planer kaufte und sie mit einer nach Priorität farblich kodierten Aufgabenliste füllte? Das mag heute ein bisschen altmodisch erscheinen, aber niemand kann bestreiten, dass es effektiv war.

Warum waren diese Planer effektiv?

Sie erinnerten uns daran, wie wichtig es ist, eine einzige To-Do-Liste zu führen. Wenn man alles in einer Liste zusammenfasst, weiß man immer, wo man suchen muss, und man kann aufhören, Zeit damit zu verschwenden, sich daran zu erinnern, welche Liste die Informationen enthält, die man braucht.

Tipp: To-do-Liste Prioritäten Vorlage

#5 Sie haben ein hohes Maß an Selbstbewusstsein.

Hochproduktive und organisierte Menschen haben ein klares Gefühl dafür, wer sie sind. Sie kennen ihre Schwächen, und sie schaffen organisatorische Strukturen, um sie zu überwinden.

Wenn sie dazu neigen, Sitzungen zu lange laufen zu lassen, stellen sie einen Zeitplan auf. Wenn sie Schwierigkeiten haben, Sitzungen produktiv zu halten, stellen sie eine Tagesordnung auf. Wenn sie morgens vergessen, ihre Mailbox abzuhören, setzen sie eine Erinnerung ein.

Die Details spielen keine Rolle; wichtig ist, dass sie sorgfältig nachdenken und spezifische Hilfsmittel und Routinen verwenden, die mit ihren organisatorischen Schwächen arbeiten.

#6 Sie nehmen sich Zeit für das Mittagessen.

Wir waren alle dort – Sie sind mit dem Kopf nach unten beschäftigt, und wenn Sie aufschauen, ist es schon weit nach Mittag. Am Ende geht man entweder leer aus oder man holt sich einen Donut oder eine Tüte Chips aus dem Snack-Automaten. Beides sind wirklich schlechte Ideen.

Der Donut gibt Ihnen etwa 20 Minuten lang einen Energieschub, aber danach fällt Ihre Konzentration wie ein Stein. Was das Überspringen von Mahlzeiten betrifft, so beeinträchtigt es nicht nur Ihre Konzentration, Produktivität und Problemlösungsfähigkeit, sondern auch Ihre Taille – und zwar nicht so, wie Sie es vielleicht erwarten würden.

Forschungen der Ohio State University zeigen, dass das Gewicht, das Sie durch das Überspringen von Mahlzeiten verlieren, Muskelgewicht ist, das Sie später als Fett wiedergewinnen.

#7 Sie essen Frösche (Sprichwörtlich).

„Einen Frosch zu essen“ (besser bekannt als „Eat the Frog“ aus dem gleichnamigen Buch von Brian Tracy) ist das beste Gegenmittel gegen Zaudern (Prokrastination); ultraproduktive Menschen beginnen jeden Morgen mit diesem schmackhaften „Leckerbissen„.

Mit anderen Worten, sie erledigen zuerst den am wenigsten appetitlichen, am meisten gefürchteten Punkt auf ihrer To-Do-Liste, bevor sie etwas anderes tun. Danach haben sie Zeit, sich mit den Dingen zu beschäftigen, die sie begeistern und inspirieren.

#8 Sie räumen am Ende jedes Tages auf.

Das beste Mittel gegen Unordnung ist, sich am Ende jedes Tages etwa 10 Minuten Zeit zu nehmen, um den Schreibtisch zu organisieren.

Obwohl wir wissen, dass es am besten ist, Dinge nur einmal anzufassen, haben wir alle schon nach der Hälfte einer Aufgabe aufgehört, weil das Telefon klingelte oder jemand zum Plaudern vorbeikam.

Man kann solche Dinge wirklich nicht verhindern, aber man kann den Tag beenden, indem man alle Dinge, die man halb fertig liegen gelassen hat, wieder auflöst.

#9 Sie planen ihre Tage in der Nacht davor.

Organisierte und produktive Menschen gehen jede Nacht zu Bett, in der Gewissheit, was sie am nächsten Tag erreichen werden. Sie setzen ihre Prioritäten in der Nacht davor fest, so dass sie, sobald der Tag beginnt, weniger von der „Tyrannei der Dringenden“ abgelenkt werden – von den kleinen Bränden, die auftauchen und ihren wirklichen Prioritäten im Weg stehen.

#10 Sie machen vollen Gebrauch von der Technologie.

Es ist viel darüber gesprochen worden, wie moderne Technologie den Arbeitstag verlängert und dafür sorgt, dass wir immer auf der Höhe der Zeit sind. Das mag zwar zutreffen, aber Technologie kann uns auch produktiver machen.

Ob es darum geht, einen E-Mail-Filter einzurichten, um Ihren Posteingang frei von Spam zu halten, oder eine Anwendung wie Evernote zu verwenden, um Informationen zu organisieren, die Sie wieder benötigen, Technologie ist nicht immer schlecht. Richtig eingesetzt, kann sie eine Menge Zeit sparen.

#11 Sie ignorieren ihre Schneckenpost nicht.

Für diese gehen wir zurück zur Philosophie des „touch it once„. Für die meisten von uns gibt es heutzutage nicht mehr viel Schneckenpost, auf die wir uns eigentlich freuen würden. Aber sie zu ignorieren, kann Probleme verursachen, besonders wenn es um Dinge wie Rechnungen und Steuerbescheide geht.

Machen Sie sie einfach auf und kümmern Sie sich darum, sobald sie ankommt; andernfalls werden Sie am Ende unter den Sofakissen wühlen und nach der überfälligen Rechnung suchen.

Jede Minute, die Sie damit verbringen, nach etwas zu suchen, das Sie verlegt haben, oder sich daran zu erinnern, was Sie als Nächstes tun sollen, schadet Ihrer Produktivität. Das wiederum zehrt an Ihrem Karrierepotenzial.

Die gute Nachricht ist, dass es viele Tools gibt, mit denen Sie organisiert und produktiv bleiben können, und so können selbst die Unorganisiertesten unter uns ein System einrichten, um uns in Schach zu halten.

Welche Tools setzen Sie ein, um organisiert und produktiv zu bleiben?